Novinky - SKOB Zlín

Pořadatelský manuál

Podrobnosti: Zveřejněno: 17. 5. 2016 10:40; Napsal Petr Pernička; Zobrazení: 1537

Zpracoval: Petr Pernička, verze z 3.6.2016, veškeré připomínky a doplnění jsou vítány.

Ředitel

společně s hlavním kartografem vybere prostor závodu s ohledem na shromaždiště, umístění startu, cíle, možnosti parkování, atd.
získá povolení od všech subjektů, než vstoupí mapaři do lesa
zajistí vydání rozpisu a pokynů
vybere vhodné kandidáty na vedoucí jednotlivých postů, nejpozději 3 měsíce předem vydá seznam hlavních pořadatelů a návrh rozdělení dalších funkcí
vede korespondenci se svazem ohledně závodů, vč. pořadatelské smlouvy
domlouvá shromaždiště, občerstvení, odběr elektrické energie a vody
stanoví pro vedoucí úseků časový plán
nejpozději 2 týdny před závodem udělá schůzku s vedoucími jednotlivých postů k zajištění vzájemné koordinace
organizuje vyhlášení výsledků, zajišťuje ceny, medaile, diplomy
s ekonomem a předsedou oddílu si předem odsouhlasí rozpočet akce a organizaci finančních toků
spolu s ekonomem zajistí kompletní finanční vyúčtování akce, o kterém následně informuje na výboru oddílu
po závodě zajistí rozeslání děkovných dopisů jednotlivým dotčeným subjektům a institucím
zajistí plnění veškerých povinností vůči svazu
pokud závod dopadne dobře, podílejí se na tom všichni pořadatelé; pokud závod skončí fiaskem, je odpovědný ředitel!

Stavitel

navrhne férové a zajímavé tratě (nestaví kontroly do jam v hustníku)
nutností je dodržení časových limitů. Raději postavit závod kratší, než delší. Myslet i na přiměřené časy pro slabší závodníky. Např. u oblastního žebříčku je směrný čas stanoven pro závodníky lic. B/C, nikoliv pro náhodně se přihlášeného eliťáka.
u klasické tratě je nutno si čitelnost zákresu kontrol zkontrolovat na vytištěné mapě 1:15000
počet všech kontrol v lese konzultuje se skladníkem, který řekne kolik má stojanů a lampiónů
s hlavním rozhodčím konzultuje obtížnost tratí a umístění kontrol na objektech, zapracuje připomínky
navrhuje vedení trasy na start a z cíle
identifikuje potenciálně nebezpečná a citlivá místa (např. přechod přes silnici, nově osázená paseka apod.) a po domluvě s ředitelem a hlavním rozhodčím navrhne místa pro pořadatelskou kontrolu a hlídání kontrol
roznese štítky do lesa
navrhne dostatečný počet občerstvovacích stanic
připraví podklady pro tisk tratí a piktogramů a s ředitelem a hlavním rozhodčím se dohodne na způsobu tisku map i piktogramů
připraví mapy pro roznášení a sběr kontrol včetně popisů
s hlavním rozhodčím odhadnou čas doběhu posledního závodníka a podle toho určí čas sbírání kontrol
po skončení závodu zajistí zaslání mapy s postupy do svazové aplikace www.obpostupy.cz

Hlavní rozhodčí

ovládá pravidla OB
připraví podklady pro vydání rozpisu a pokynů
před startem kontaktuje jury.
kontroluje všechny kontroly v lese a to i ve směrech jak budou přibíhat závodníci
kontroluje všechny vytištěné mapy (není-li posunutý tisk tratě) a navrhuje způsob zajištění odolnosti map proti vodě (tisk na pretext, mapníky, …)
zajišťuje vydání správné verze popisů kontrol (piktogramů) pro závodníky
předává vedoucímu startu zkontrolované natištěné mapy - je odpovědný, že nápis kategorie na tašce odpovídá obsahu map
se stavitelem zajistí příp. kontrolní ražení
dohlíží na jednotnost času start - cíl.
po konzultaci se stavitelem v terénu odhadne místa, kde by mohlo docházet k porušení pravidel (např. zákaz průběhu přes privátní území či přes pole, nebo dodržování povinného úseku) a na daná místa zajistí pořadatelskou kontrolu (která je schopna identifikovat a zaznamenat závodníky, kteří by pravidla porušili)
v průběhu závodu řeší sporné situace
v případě zájmu sdělovacích prostředků (televize) určí, které kontroly, příp. který prostor se zpřístupní pro jejich potřeby
dopředu si vyjasní, jak bude kategorie H10N a D10N hodnotit za chybné ražení (penalizace 10 minut, diskvalifikovat, atd.)
určí vydávaní map v cíli
archivuje výsledky a startovní listinu ze startu

Hlavní kartograf

zajistí přípravu mapy včas, dle časového harmonogramu dohodnutého s ředitelem závodu
ideální je když mají stavitelé mapu půl roku předem a je dostatek času na příp. korekce a domapování
mapa musí být připravena dle platného mapového klíče, nepoužívat nestandardní a zakázané mapové značky
zajistí dodržení smluv s ČSOS - zaslání mapy Mapové radě ke kontroly min. 1 měsíc před závodem, po závodě zaslat povinné výtisky k archivaci
u sprintu nutnost použití schváleného klíče ISSOM, důraz na správné zakreslení průchodů a ploch/plotů se zákazem vstupu
zajišťuje kompletní přípravu mapy, vč. layoutu (nutno pohlídat veškerá loga oddílových i svazových sponzorů)

Vedoucí startu

správné zajištění startu je jednou z klíčových pozic pro řádný průběh závodu
se stavitelem tratí a s hlavním rozhodčím si odsouhlasí přesné umístění startu (koridorů i mapového startu), na startu musí být místo pro rozcvičení závodníků
převezme od hlavního rozhodčího mapy, ideální rozdělení map je do malých plastových přepravek
nachystá si materiál - dostatečnou délku koridorů, 2x hodiny (1 elektronické, 1 překlápěcí), transparent start, nástěnky na startovací listiny, cedule pořadí map a vzdálenost na mapový start (do posledního koridoru), lampion na mapový start, SI jednotky (nulování, kontrola nulování, start – pro HDR a P)
s cílem a IT sjednotí čas
vyzvedne si od IT startovní listiny na vyvěšení a dohodne si doručení poslední verze startovky po uzavření prezentace
vybuduje a označí záchody (?), nakoupí toaletní papír (15 ks). I kdyby na startu nebyly záchody, tak počítat že závodníci půjdou před startem alespoň na "malou"
značí cestu na start modrobílými fáborky; při dlouhé vzdálenosti na start je vhodné umístit průběžné cedule se zbývající vzdáleností a převýšením
startovací koridory dělá spíše delší (min. 5 m, ideálně 10-30m na každý koridor), tak aby od hodin nebylo vidět na startující závodníky ve 3 koridoru, závodníci klidně mohou v koridoru i kus popoběhnout
připravit speciální průchozí koridor pro HDR a P
předem si odzkouší funkce elektronických hodin, na každý den si koupit nové baterie, pozor na funkčnost elektronických hodin v mokrém prostředí
v každém koridoru je pořadatel, kontroluje dodržování koridorů jednotlivými závodníky, pomáhá dětem a začátečníkům, kontroluje funkčnost SI jednotek (nulování, check)
specielně se připraví na správné zahájení času 00
připraví se na nápor závodníků HDR v prvních minutách po 00
dohodne si předem proceduru pro pozdě příchozí/startující závodníky
dělá prezenci závodníků
má připraveno cca 5-10 ks náhradních čipů k zapůjčení závodníkům pro případ pro havarijní situace
všichni pořadatelé mají na startu potichu své mobilní telefony, zachovávají ticho a dbají na možnost koncentrace závodníků na svůj závod
po uzavření startu sečte počty lidí a předá je do cíle
ruší záchody
sbírá fáborky a značení na start
domluví se s výpočetním střediskem na včasném dodání poslední verze startovní listiny
po ukončení startu předá startovní listinu s odškrtanými závodníky a všechny mapy ze startu hlavnímu rozhodčímu

Vedoucí cíle

staví cíl a dbá přitom na jeho vzhled a fotogeničnost
sjednotí se startem čas
staví sběrku a cílovou kontrolu a fáborkuje cestu od sběrky do cíle
nachystá si provazy na koridory, pytlíky pro všechny oddíly na odběr map
v případě, že bude brát stany, vezme správné tyčky ke správnému stanu
vyzvedne si z výpočetního střediska seznam všech oddílů a jejich zkratek.
po dohodě s hlavním rozhodčím stanoví uzávěrku cíle
vyhradí místo pro občerstvení
kontroluje vybírání map od závodníků a následně organizuje jejich výdej (musí proběhnout na úrovni)
při závodě štafet nebo hendikepu vyznačí cílovou čáru, zajišťuje dodržení pořadí doběhlých závodníků a oražení cílové jednotky závodníky ve správném pořadí (možno mít SI jednotku v ruce)
v případě, že cíl není v centru, tak zajistí značení z cíle do centra

Shromaždiště

instaluje informační tabuli
rozvěsí šipky (start, cíl, prezentace, umývání, WC ...)
je-li potřeba, tak v místě shromaždiště kope záchody
vyznačí příjezdové komunikace ze všech směrů od hlavní silnice
rozmístí odpadkové koše
nachystá umývání (lavory)
vyvěsí startovní listiny pro jednotlivé kategorie, které obdrží ve výpočetním středisku
dodává vodu pro občerstvení v cíli, popř. na občerstvovací stanice.
zajišťuje úklid celého shromaždiště a odváží naplněné odpadkové koše.
domluví způsob zapůjčení a instalaci aparatury
zajišťuje prezentace sponzorů – banery (i do cíle), nafukovací oblouky atd.

Přihlášky

vede evidenci přihlášených, a to nejen v Orisu, ale i přes zveřejněný email
zaznamenává počet ubytovaných (odděleně tělocvičnu a postele)
vede přehled o zaplacení
s ředitelem se domluví, od kterého data se přihlašuje za dvojnásobné startovné
předává podklady pro tisk tratí - počty map v jednotlivých kategoriích

Výpočetní středisko

zajistí webovou stránku závodu, kam vyvěšuje včas veškeré informace o závodu
informace o závodu zadá do ORISu
zajišťuje kontrolu a naprogramování SI krabiček před závodem, tak aby všechny měly v pořádku baterie a správně nastavený čas. Ideálně programovat všechny kontroly ve stejný čas, zejména důraz na cílové jednotky (pokud je jich více, musí mít naprosto stejný čas).
Návod na pořádání s programem QuickEvent je zde (zpracoval Tomáš Kolárik).
vydává startovní listiny pro všechny oddíly, jednotlivé kategorie a start
vydá soupis všech oddílů včetně jejich zkratek pro potřeby prezentace a cíle
zajišťuje vyčítání čipů, tiskne výsledky a průběžně je předává vyvěšovatelům
u štafet se specielně nachystá na velký nápor na vyčítání - nutno dostatek vyčítacích jednotek a tiskáren
nachystá si dostatek papíru
pro kategorii HDR vydává dětem při vyčítání drobné dárky, které si domluví s ředitelem
vydává konečné výsledky (protokol o závodu dostane od hlavního rozhodčího)
výsledky by v Orisu měly být zveřejněny co nejdříve po skončení závodu, nejpozději v den závodu do 20:00 hod.

Prezentace

zajistí příp. kopírování pokynů a dalších informací pro závodníky
zajistí velké obálky pro všechny oddíly a od výpočetního střediska si vyzvedne soupis oddílů (včetně zkratek) a oddílové startovní listiny
na jednotlivé sáčky nadepíše oddíly (zkratky) a nasáčkuje do nich materiál (pokyny?, oddílové startovní listiny, čísla, půjčované SI čipy, příjmové pokladní doklady popř. jiné materiály
nachystá příjmové a výdejní pokladní doklady, přichystá si hotovost na rozměňování při platbách v hotovosti
dohodne se s IT, ředitelem a hlavním rozhodčím na způsobu a podmínkách pro přijímání příp. dodatečných přihlášek

Vyvěšování

vyvěšuje veškeré informace k závodu na shromaždišti – pokyny, plánky, startovní listiny, popisy kontrol (piktogramy), výsledky, složení jury, staré mapy prostoru atd.
s IT si odsouhlasí způsob vyvěšování startovek a výsledků jednotlivých kategorií
připraví si dostatečně velké nástěnky a spotřební materiál pro přichycení k nástěnkám, nástěnky si vyvěsí na místo určené vedoucím shromaždiště
na lístečky si vytiskne nebo krasopisně nadepíše všechny kategorie (zjistí podle rozpisu)
jednotlivé informace pro vyvěšování si přebírá od IT nebo od hlavního rozhodčího, příp. nejasnosti co vyvěsit ano/ne rozhoduje hlavní rozhodčí
průběžné výsledky vyvěšuje v co největší frekvenci, cca každých 15 minut
výsledky po závodě vyvěsí v tělocvičně a na internátě

Vedoucí roznašečů

ověří lidi, kteří přijdou roznášet.
se stavitelem nachystají kontroly (stojany, lampiony, SI krabičky), které budou v lese + dostatečný počet náhradních
zkontroluje, jestli jsou v pořádku kleště
převezme roznosové mapy od stavitele a domluví se s ním, které kontroly se budou hlídat
nakoupí oranžové fáborky na vyznačení pro kategorie H10N a D10N a také je nařeže na jednotlivé kousky
fáborková trať se fáborkuje pozpátku, proti směru závodníků (kontrola, že od každého fáborku závodník vidí dopředu na další dva fáborky)
na značení fáborkové tratě je třeba počítat dostatečný čas - 1 hod./1km linie (3 hod./3km linie); sbírání linie pak cca poloviční čas (1,5 hod./3km linie)
rozdělení roznašečů je prováděno ve dvojicích na dvou skupinách kontrol - jeden roznašeč dává v první skupině kontrol stojan+lampion+SI a na druhé skupině kontrol razí/startuje SI čipem krabičky; druhý roznašeč obráceně - druhou skupinu roznáší, první skupinu razí SI čipem
před roznosem kontrol vedoucí roznašečů detailně projde s každým roznašečem umístění každé kontroly a upozorní jej na konkrétní detaily umístění
každou kontrolu musí před závodem bezpodmínečně postavit/zkontrolovat nezávisle dva roznašeči, mezi postavením obou skupin kontrol se oba roznašeči v lese na dohodnutém místě potkají a potvrdí si, že je vše v pořádku, příp. společně řeší nenadálou situaci a volejí vedoucímu
stojan se vždy umisťuje k štítku, pokud roznašeč nenalezne štítek, musí ihned volat vedoucímu
umístění stojanu kontroly je po dohodě se stavitelem, kontrola nesmí v lese ani svítit, ani nesmí být totálně „zašitá“
nutno dbát na řádné upevnění lampionu, tak aby jej probíhající závodníci nemohli shodit
kolem kontroly je nutno uklidit klacky a větve, ušlapat kopřivy apod. - aby první startující měli stejné podmínky jako ti vzadu a rovněž, aby okolní větve při průběhu závodníků neohrozili stojan či lampion
při sbírání kontrol roznašeči sbírají i štítky s kódy kontrol, aby v lese nezůstaly
hlásí hlavnímu rozhodčímu postavení všech kontrol v lese

Občerstvovačky na trati

zajistit si dopravu do lesa, povolení vjezdu, klíče od závor
od hlavního rozhodčího/stavitele si převzít mapu s umístěním občerstovaček
zjistit si počty lidí, kteří občerstvovačkou mohou proběhnout
v lese nutno přesně dodržet umístění občerstovaček podle zákresu v mapě - závodníci se od občerstvení odrážejí na další kontroly do lesa
zajistit si stolky (nebo pletivo na roštu) na kelímky, mít dostatek kelímků a vody na vymívání
na občerstvení připravit ideálně ionťák a čistou vodu (ta musí být dle pravidel), obojí na stolcích řádně označit
počítat, že závodníci s pitím kousek popoběhnou - vše posbírat
nutno dostatek pití pro všechny závodníky - zejména pro ty poslední
obsluha musí být připravena a vybavena na veškeré rozmary počasí (vedro i bouřka)

Vedoucí občerstvení v cíli

dohodne si ředitelem způsob a druh občerstvení
zajistí nákup dostatečného počtu sirupů (1 sirup asi na 40 lidí) nebo jiného ochucovadla
zajistí jednorázové kelímky na pití, donese dvě naběračky a nálevku
zkontroluje a připraví si místo a způsob odběru vody
vymyje várnice a kanystry
připraví si stoly nebo kostru s pletivem na kelímky
připraví si lavor na případné vymývání kelímků
při závodě vše udržuje v čistotě, nutno zajistit maximální hygienu

Vedoucí ubytování

s ředitelem si vyjasní místa a podmínky pro ubytování závodníků v jednotlivých místech
s kontaktní osobou v ubytování (školník, vedoucí ubytovny, …) přesný způsob organizace, čas otevření a uzavření ubytovny, klíče, noční režim apod.
v tělocvičně umístí odpadkové koše a toaletní papír na WC
instaluje značení (WC, sprchy)
závodníky cedulí upozorní na nutnost přezouvání
po závodě vyvěsí výsledky z předchozího dne a pokyny+startovku na den následující
dle možností zajistí závodníkům dostatek el. zásuvek pro dobíjení mobilních telefonů a tabletů
zajistí úklid

Parkování

trochu podceňovaný, ale velmi důležitý úsek - jedná se o první kontakt závodníka s pořadateli a je žádoucí, aby tento první dojem byl maximálně profesionální a organizovaný
s ředitelem si odsouhlasí přesný způsob a místo parkování
instaluje značení příjezdu závodníků, od nejvzdálenějšího nejasného bodu
rozvrhne místo, kde budou parkovat autobusy a kde auta
skutečný příjezd a parkování musí odpovídat plánkům zveřejněným na webu a v pokynech
řídí dopravu tak, aby nedocházelo k zácpám a aby se max. využily dostupné parkovací plochy
je třeba opravdu dostatek pořadatelů, vybavených reflexními vestami, pořadatelé rozmístění klidně po 50m, přesně navigující každé auto až na konkrétní místo
vhodné je vybavení jednotlivých lidí vysílačkami pro koordinaci nájezdu do jednotlivých míst a operativní řešení problémů
vybírá předem stanovený poplatek za parkování a přitom vydává důstojné doklady o zaplacení
vyhradí místo pro parkování pořadatelů a VIP
kontroluje příjezd k centru a zajistí, aby vychytralí účastníci závodu nenajížděli a neparkovali, kde nesmí - velmi důležité! nutná stálá přítomnost dostatečně důrazného člověka
zajistí značení příchodu od parkování do centra

Vyhlášení výsledků

organizuje ředitel závodu spolu s předem vybranými lidmi
ředitel zajistí dostatek cen jako odměny nejlepším závodníkům, velmi vhodné je zajištění medailí (hlavně pro děti) a diplomů
na přípravu cen je třeba si vyhradit dostatek času - na velkém závodě může zabrat i 2 hodiny
vyjasnit si vyhlašované kategorie a počty vyhlašovaných
zajistit stupně vítězů a celkovou úroveň a fotogeničnost ceremoniálu (nesmí být proti slunku)
začít co nejdříve, jakmile to průběh závodu dovolí
diplomy začít psát již průběžně po uzavření jednotlivých kategorií (spolupráce s IT)
přesně se domluvit se spíkrem na průběhu vyhlašování
pohlídat si možné umístění více závodníků na některém z první tří míst
mít v zásobě ceny/medaile i pro případ děleného umístění
dbát na reprezentativní oblečení všech, kteří předávají ceny
domluvit focení celého vyhlášení oddílovým fotografem

Předseda oddílu

s ředitelem probírá předběžný finanční plán
zúčastní se všech doprovodných akcí v rámci závodů (jednání se sponzory či samosprávou, vyhlášení atd.)
zhodnotí finanční vyúčtování

Varování

Oznámení

Mapáč - sprintové okruhy na Bartošce

Fotoreportáž ze čtvrtého závodu Olympiády zlínských škol

Soustředění - Milovy

Finálové kolo olympiády škol

Výsledky z oddílového soutředění

Středeční trénink 25. 5.

B žebříček Moravy, krátká trať - 15.5. - Start

B žebříček Moravy, krátká trať - 15. května 2016

Pořadatelský manuál

Ředitel

Stavitel

Hlavní rozhodčí

Hlavní kartograf

Vedoucí startu

Vedoucí cíle

Shromaždiště

Přihlášky

Výpočetní středisko

Prezentace

Vyvěšování

Vedoucí roznašečů

Občerstvovačky na trati

Vedoucí občerstvení v cíli

Vedoucí ubytování

Parkování

Vyhlášení výsledků

Předseda oddílu

Trénink dětí - pátek 20.5.

Nadcházející události

Přihlášení

Online členové

Strava

Hlavní sponzoří